Métodos ágeis nos sistemas de gestão

29.10.2019

Por Cacilda Drumond*

As normas NBR ISO 9001, 14001 e ISO 45001 estabelecem critérios para organizações que buscam certificar seu sistema de gestão através do atendimento aos requisitos voltados à qualidade do produto que entregam aos seus clientes, à preservação do meio ambiente e a segurança e saúde ocupacional dos trabalhadores envolvidos, respectivamente. Entretanto, os modelos de gestão das empresas que necessitam adequar seus processos aos requisitos das normas tendem a maximizar os desafios dos projetos e comprometer a eficácia dos resultados, muitas vezes, pela aplicação superficial de conceitos normativos.

Em organizações dos mais diversos segmentos e dos mais variados tamanhos, já foi muito comum caberem sistemas de gestão voltados apenas a um certificado que se prega na parede, trocado uma vez ao ano. Produção, infraestrutura, cadeia de suprimentos, metrologia, estratégias de crescimento e tantas vertentes não eram coisas da qualidade, nem de meio ambiente nem de SSO. Como a lucratividade é objetivo claro de qualquer negócio, quando buscamos demonstrar atendimento ao que é requerido por um modelo normativo, somos desafiados a manter esse foco, independentemente dos requisitos aos quais somos submetidos - entregar ao cliente o que prometemos, demonstrar aderência à legislação brasileira, proteger e preservar o meio ambiente e voltar nosso olhar organizacional aos trabalhadores - sem comprometer produtividade e resultados. Sim. Tudo isso, ganhando a nossa parte para que haja sustentabilidade. Para tal, é importante seguir com o pensamento de que “se tem ISO, que seja para uso”. Atender às normas é muito mais do que escrever uma política de gestão e afixá-la nos nossos quadros ou colocar uma vertente poética num site. Bancar uma política envolve, antes de tudo, garantir que acreditamos nela de fato, que mostramos isso ao nosso time, de forma motivacional e clara, e que a compartilhamos com as partes interessadas, numa gestão voltada aos reais valores da organização.    

Depois de estabelecido, documentado e mantido um conjunto de processos, o desafio é melhorar, continuamente, o modelo de gestão, mesmo sujeitos às questões internas e externas. As últimas revisões ocorridas a partir de 2015 apresentam a importância do assunto trazendo uma visão mais clara da importância de gerir riscos do negócio. Não cabe mais ter sistemas de gestão paralelos. É recomendável que, conjuntamente, formalizem suas interações e que interpretem diretrizes voltadas ao mesmo fim.  Na manutenção dos sistemas de gestão, passamos então a lidar com os riscos reconhecidos e a tratar desvios e problemas inerentes ao negócio, com o propósito de não errar de novo pela mesma causa. Reconhecemos o que nos comprometeu e analisamos processos para não bater a cabeça várias vezes na mesma parede.  Nesse contexto da gestão de não conformidades, escutamos que “seria muito bacana tudo isso, caso funcionasse aqui” ou que “faz parte do negócio e não tem como mudar porque sempre foi assim”.

Quem acredita na simplicidade e objetividade de gerir riscos e tratar desvios de forma efetiva, pode facilmente se voltar à inovação.  Atualmente, somos desafiados a inovar relendo nossas crenças organizacionais e revisitando nossas ferramentas de trabalho, a fim de inseri-las de forma sustentável em nossos processos e modelos organizacionais. Vendo a inovação como oportunidade de motivar a melhoria contínua, podemos então nos remeter aos princípios do Manifesto Ágil que desencadeou uma alternativa à gestão tradicional de projetos e, mesmo sendo voltado ao desenvolvimento de software, estende sua aplicabilidade a projetos de quaisquer áreas. A proposta permite mais leveza à metodologia tradicional que desafia gestores a voltar seu olhar à interação de pessoas, métodos de organização, comunicação, produtividade e efetivo valor agregado ao cliente, entre outros fatores.

A partir de diversos métodos ágeis ofertados, o Design Thinking, por exemplo, tem na metodologia aspectos importantes: a importância da opinião do consumidor na gestão de riscos, o foco na mente do cliente para reduzir falhas, o envolvimento de stakeholders e uma visão voltada aos interesses próprios da organização e para o usuário final, entregas mais rápidas e assertivas. Todos os fatores direcionados ao encontro e solução de erros assim que eles surgem. A partir daí, se tangibiliza a proposta de adequar esses conceitos aos modelos de gestão, na arte de gerenciar sistemas. Oxigenar as ferramentas existentes com etapas essenciais ou implantar como ferramentas de tratamento de problemas, novos métodos que envolvam ação em estágios apropriados, vem sendo uma ótima prática. Assim, numa solução de uma não conformidade, quando tratamos as etapas de levantamento e análise, sem deixar de lado a ótica das partes essenciais envolvidas, ouvir e criar soluções sem se ater a um brainstorming abrasileirado que imponha regras e testar o que é proposto com a clareza de que pode ter que se melhorar ou fazer de novo até ficar bom, posso me remeter à imersão, ideação e prototipagem do Design Thinking, por exemplo.

Trazer uma roupagem nova para assegurar produtividade e melhoria é criar a possibilidade de fazer diferente pra tornar viável a sustentabilidade de um sistema voltado a resultados com lucratividade, já que essa é uma língua falada em qualquer organização. Assim, talvez seja viável sermos ágeis não atrelados à velocidade em si, mas à perspicácia de fazer o que é possível, no momento em que nos cabe a atitude assertiva. Sem receitas prontas e inovando com fidelidade aos valores e diretrizes que nos motivam a fazer diferença onde atuamos.

*Mestre em Meio Ambiente